vr22032019

Back U bevindt zich hier: Home AVG ZEEVA Privacyregelement

 

ZEEVA Privacyregelement

Zeeuwse Organisatie Van Audio-visuele amateurs

 

Het bestuur van de ZEEVA, hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de Persoonsgegevens, die door de ZEEVA worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd. ZEEVA is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van Betrokkenen.

Dit Privacyreglement is van toepassing op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens binnen de ZEEVA.

Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de ZEEVA met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen via Email: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Website

De ZEEVA is aangesloten bij de NOVA, die het technisch beheer van de website van ZEEVA uitvoert en verantwoordelijk is voor het functioneren van de NOVA-ledenadministratie. De Webmaster van ZEEVA is verantwoordelijk voor de inhoud en opmaak van de website.

De website van ZEEVA is:
https://zeeva.videofilmers.nl

De ZEEVA deelt uit hoofde van een statutaire plicht Persoonsgegevens met de NOVA, waar de ZEEVA bij is aangesloten.

Op de regiowebsite wordt doorverwezen naar websites van aangesloten filmclubs. Deze websites worden door de clubs zelf beheerd, die zelf verantwoordelijk zijn voor hun privacybeleid.

Doel van het privacyreglement

Dit Privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van ZEEVA en beschrijft hoe ZEEVA omgaat met de privacy van Betrokkenen.

Dit Privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de
geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de ZEEVA.

Dit Privacyreglement beschrijft de Verwerking van Persoonsgegevens door de ZEEVA, de doeleinden van de Verwerking door de ZEEVA, het gebruik van ‘cookies’ op deze website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt uitoefenen.

Als u deze website bezoekt of Lid bent van de ZEEVA, kan de vereniging Persoonsgegevens van u Verwerken. Dit gaat om Persoonsgegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze Verwerkingen waarborgt en respecteert de ZEEVA uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid zoals deze door de ZEEVA is opgesteld. Dit houdt in
dat uw Persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw Persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw Persoonsgegevens.

Begrippen

In het Privacyreglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.

- Wet:  de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);

- Privacyreglement:  dit reglement;

- Verantwoordelijke:  de ZEEVA;

- Beheerder:  de secretaris van de ZEEVA;

- Webmaster:  de webmaster van de ZEEVA, die de regiowebsite beheert.

- Verwerker:  de vereniging, die Persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de Verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Hiermee worden aangesloten filmclubs en de NOVA bedoeld, die voor hun activiteiten gebruik maken van de Ledenadministratie van de NOVA;

- Betrokkene:  degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;

- Gebruiker:  de functionaris die bevoegd is Persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de Verwerking kennis te nemen; Hiermee worden club- en regiosecretarissen en de NOVA-secretaris bedoeld;

- Derden:  personen en instanties buiten de ZEEVA;

- Persoonsgegevens: gegevens betreffende een
geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

- Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest verwerkt dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);

- Bestand:  elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

- Leden: Hiermee worden de directe en indirecte leden van de ZEEVA bedoeld, dus de natuurlijke personen, die via een club lid zijn van de ZEEVA en de individuele leden van de ZEEVA.

- Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens.

- NOVA-ledenadministratie:  De toepassing op de NOVA-website en regiowebsites, waarmee de Persoonsgegevens van de Leden worden Verwerkt.

Doeleinden

De ZEEVA verzamelt of gebruikt uw Persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG)

Dit zijn:

- Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de ZEEVA, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor
cursussen en filmfestivals;

- Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de ZEEVA.

- Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van ZEEVA.

- Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;

- Het verzenden van informatie aan Betrokkenen over activiteiten en diensten van de ZEEVA en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de ZEEVA, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;

- Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.

- Het beschikbaar stellen aan de Leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals juryleden, gastsprekers, docenten enz.

Rechtmatige grondslag

De ZEEVA verwerkt alleen Persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)

Om een verplichting na te komen die in de Wet staat;

Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was;

Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden;

Voor de goede vervulling van de taak, die ZEEVA vervult;

Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke Verwerking.

Dat laatste is doorgaans
het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een festival medische hulp
nodig heeft kan het nodig zijn Persoonsgegevens te verstrekken.

Wijze van verwerking

De Verwerking van Persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.

Persoonsgegevens van individuele leden worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf.
Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste Verwerking van diens Persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die Verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.

Het nieuwe Lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens.

Persoonsgegevens van indirecte leden worden verkregen uit de NOVA-ledenadministratie.

Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden,
toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet in de NOVA-ledenadministratie bewaard. Voor
ingelogde Leden kunnen velden ingevuld worden met Persoonsgegevens uit de NOVA ledenadministratie voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taak. Deze
vooringevulde Persoonsgegevens kunnen meestal door de Betrokkene worden aangepast.

Persoonsgegevens

De ZEEVA Verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen: 

Leden van de ZEEVA;

Personen die de ZEEVA om informatie of documentatie hebben verzocht;

Personen met wie de ZEEVA een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

Individuele Leden worden geregistreerd via de NOVA-website door de regioadministrator. Hiervoor geldt het NOVA Privacyreglement .

In de overige gevallen vindt de Verwerking plaats via het secretariaat van ZEEVA.

De regioadministrator voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de NOVA:


Naam, gesplitst in voornaam, tussenvoegsel en achternaam  E-mailadres

De website voegt hier automatisch een lidnummer, de datum van registratie, de club en regio aan toe.

Lid sinds

Lidnummer

Club

Regio

De regioadministrator kan, indien de Betrokkene dit wenst, onderstaande gegevens toevoegen.

Geboortedatum

Geslacht

Adres

Postcode

Woonplaats

Telefoonnummer

Mobiel nummer

Website

Het Lid krijgt een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op zowel de NOVA- als regiowebsite. Op de NOVA-website kan hij in zijn profiel al deze Persoonsgegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer, club en regio. Zie hiervoor het NOVA Privacyreglement .

De Persoonsgegevens van het Lid worden binnen 3 maanden uit de NOVA-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de ZEEVA is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de Betrokkene ten behoeve van de ZEEVA zijn beëindigd of de transactie met de ZEEVA is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Verwijderde Persoonsgegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of
archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende Persoonsgegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

Toegang tot en verstrekking van Persoonsgegevens

De ZEEVA verstrekt geen Persoonsgegevens aan Derden met uitzondering van de NOVA. Eens per twee jaar worden lidnummer, naam, club, en regio door de NOVA gedeeld met een derde partij voor het vervaardigen van lidmaatschapskaarten.

Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de Leden mogelijk toegang tot Persoonsgegevens van Leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.

Regiobestuursleden kunnen de Persoonsgegevens van de Leden van hun eigen regio inzien en wijzigen.

De Gebruikers, die toegang hebben tot (een deel van) de Persoonsgegevens zijn verplicht tot
geheimhouding van de Persoonsgegevens, waarvan zij kennisnemen.

Persoonsgegevens van Betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan Leden van de NOVA, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

Beveiliging

De NOVA draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Verwerkte Persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.

Inloggegevens worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet.

Rechten van betrokkenen

De Betrokkene heeft de volgende rechten:

• Recht op informatie:

Betrokkenen hebben het recht om aan de ZEEVA te vragen of zijn/haar Persoonsgegevens worden verwerkt.

• Inzagerecht:

Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar Persoonsgegevens worden verwerkt.

• Correctierecht:

Als duidelijk wordt dat de Persoonsgegevens niet kloppen, kan de Betrokkene een verzoek indienen bij de ZEEVA om dit te corrigeren. Leden hebben toegang tot de eigen Persoonsgegevens na inloggen op de NOVA-website, waar zij hun Persoonsgegevens kunnen wijzigen en verwijderen.

• Recht van verzet:

Betrokkenen hebben het recht aan de ZEEVA te vragen om hun Persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• Recht om vergeten te worden:

In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om Persoonsgegevens te Verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de Persoonsgegevens te (laten) verwijderen.

• Recht op bezwaar:

Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens. De ZEEVA zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking.

Website van ZEEVA

De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die ZEEVA heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van filmwedstrijden, gehuldigde personen enz. De ZEEVA
maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de Betrokkene. Deze informatie wordt zonder toestemming alleen gedeeld met de Leden van de ZEEVA en zijn alleen bereikbaar na inloggen.

Cookies

De websites van de NOVA en de regio’s, die onder het beheer van de NOVA vallen, gebruiken functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren
van sessiegegevens. Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het Privacyreglement van de NOVA.

De overige cookies kunnen met een adblocker of browserinstellingen zonder problemen voor de werking van de website worden geblokkeerd. Dit zijn cookies van social media websites. Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het Privacyreglement van de NOVA is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten. De social media cookies zijn:

Door te klikken op de Facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.

Google plaatst een googleapis cookie.

Youtube plaatst diverse cookies. De website van de ZEEVA bevat video’s, die via Youtube worden afgespeeld. Meer informatie over het privacybeleid van YouTube vind jeop de YouTube website.

Private logging

Wanneer een webformulier wordt
ingevuld worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het ip-adres niet vast te leggen.

Indien een Betrokkene inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste
moment van inloggen blijft bewaard.

Links naar websites van derden

Op de NOVA- en regiowebsites zijn links naar websites van derden te vinden, zoals filmclubs en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het Privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het Privacyreglement van deze Derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn Persoonsgegevens. De NOVA en ZEEVA zijn niet aansprakelijk voor de informatie die door Derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

Datalek

Een Datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).

De webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere
functionarissen van ZEEVA worden afdoende beveiligd.

Slotbepalingen

In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de ZEEVA.

Wijzigingen in doel van de Verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.

Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering
vastgesteld.

Dit Privacyreglement is goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering 8 mei 2018 en is in werking getreden op 21 mei 2018.